公司文档管理制度
2023-04-25 来源:飞速影视
文档管理制度
文件编号:CF-YXCLGLZD-1.0
文件页数:3页(含首页)
文件密级:■秘密 ¨一般
阅读等级:■A 级:全体员工 ¨B 级:部门负责人(含)以上员工
□C 级:CEO(含)以上员工 □D 级:其他
版本号:1.0版
起草:人事行政部
签发:总经理
实施日期:2021 年10月
一、目的
为加强公司文件、档案管理,增强文件、档案安全性和保密性,规范公司文件、档案格式,统一文件、档案程序,特制定公司文件、档案管理办法。
二、格式的规范
公司文件、档案的格式包括:台头、字体、编码,要做到统一、规范,公司对外联系、内部行文按照统一的格式,一律要求计算机打印后发送,不得手写。
三、文档分类管理
公司建立各类文档的目的,一是通过文档可了解公司整个发展情况,二是便于查找、使用。根据公司经营范围,文档可分为几类,如下:
1、行政类
1)公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件;
2)机要文件:股东会/董事会会议纪要、决议等材料;审计报告、商业密件以及不可随意复印的文件或传阅的文件等;
3)公司的宣传材料、简介、刊物等;
4)公司人事档案,各项人事记录;
5)行政产生的各项记录,资产、设备说明书、驱动盘等。
2、技术类
1)技术文档/产品代码/产品研发测试过程文档和记录;
2)技术资料:与工作有关的开发工具及技术参考、学习资料。
3、商务类
1)非经营协议:公司之间合作、协作协议;
2)经营合同:用于公司的租赁、通讯以及办公方面的合同、协议;商务经营活动合同,包括正式合同、内部合同、采购合同及合同执行过程记录等;客户档案,以客户为单位,自与该客户建立联系开始,除基本情况外,记录每一次活动及每一项合同执行情况。媒介档案:每一家媒介建立独立档案,除基本情况外,记录每次合作或采购活动情况。
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